Det är de externa kraven (från departement, andra myndigheter, förordningar och lagstiftning) på lärosätena att lämna rapporter, genomföra upphandlingar för minsta lilla sak och utvärdera varenda detalj i verksamheten som skapar utrymme för en absurd byråkrati. I helgen skrev två förvaltningsforskare, Johan Alvehus och Gustaf Kastberg Weichselberger (den senare lärosäteskollega till mig), på DN debatt om just hur offentlig förvaltning byråkratiserats. Jag tog fasta på de delar som jag kände igen från mina egna ledningserfarenheter inom Göteborgs universitet och vill gärna understryka vikten av det problem artikeln tar upp – att ledning och styrning blir en egen profession som inte anses behöva ha förankring i den verksamhet som skall ledas.
Jag har haft ledningsuppdrag som dekan och prodekan vid mitt eget lärosäte i mer än ett decennium, och dessförinnan bland annat uppdrag inom HSFR/VR och i lärosätesstyrelser. Kollegialitet kan i bästa fall vara en kultur som ger plats för verksamhetsnära ledning och styrning. I sämsta fall är ett svepskäl för att inte ta svåra beslut. Att vara primus inter pares, alltså den främste bland jämlikar, är en god utgångspunkt för styrning åtminstone av akademisk och kunskapsimpregnerad verksamhet. Kollegial styrning är därför fortsatt en knäsatt princip för akademisk verksamhet. Märkligt nog gäller dock inte den principen för ordföranden i en lärosätesstyrelse, inte heller för att vara ledamot i en dito. Några akademiska krav på en ordförande i styrelsen för ett lärosäte finns inte – vilka signaler sänder det?
För att vara dekan krävs normalt att man är professor, liksom för att bli rektor. Alla professorer, inte ens om de tillhör de skickligaste, är vare sig lämpliga eller villiga att åta sig ledningsuppdrag. Man måste ha ett eget intresse för organisation, utveckling och kvalitet. Men när kombinationen av skicklighet inom sitt eget område och engagemang för styrningsfrågor finns, då kan det bli väldigt bra.
Styrningsproblemet för lärosätena är att i den moderna värld som är uppbyggd på upphandling, entreprenader, utvärdering och outsourcing så krävs också en hel del byråkrati av kontroll, pappersarbete, planer och strategier för att klara systemet. Som dekan såg jag hur det regnade in krav på rapporter, bedömningar och planer som skulle levereras, ytterst till departementet.
Jag minns när jag avkrävdes svar i en revision på hur vi fortsättningsvis skulle agera så att ingen student eller anställd lade en metallburk i fel återvinningsfack. Vi behövde en plan (eller en strategi kanske?) Vid ett annat tillfälle fick vi av miljöstrategen veta att en dokumentförstörare inte var kompatibel med miljöstrategin utan måste tas bort. (Nej, vi tog inte bort den). Eller skall jag kanske nämna hur lång tid det tog att upphandla handläggarstöd under ett par månader då vi fick en oväntad kombination av sjukdom och uppsägning? När vi ändå är igång kan jag inte låta bli att fundera på hur många timmar som lagts ned på att skriva självvärderingsrapporter av utbildningar som utvärderarna aldrig läser eftersom de istället ägnar mötena åt att ställa alla frågor vars svar finns i rapporterna. Jag slutar där.
Jag såg som min uppgift att hålla upp ett paraply så att inte hamnade för mycket av alla krav på prefekter och verksamhet. Antingen kunde vi hantera det på fakultetsnivå eller så kunde vi skapa enkla mallade lösningar. Så att vi kunde koncentrera oss på de viktiga frågorna för ledningen – som ekonomi, kvalitet och arbetsmiljö.
Men, så längre de externa kraven på kontroll och utvärdering av alla (ja, alla) aspekter av lärosätenas verksamhet fortsätter att öka så kommer behovet av administrativa resurser att öka. Jag ser tyvärr ingen som helst tendens till någon minskning, tvärtom. Så börja där och gör istället verklighet av det som kallats tillitsbaserad styrning. Där har utbildningsministern en uppgift som på riktigt skulle kunna bidra till akademisk frihet.